ASISTENTE ADMINISTRATIVO

MISIÓN/ PROPÓSITO DEL CARGO

Optimizar la administración de fondos de caja chica, autorizando, emitiendo y cerrando correctamente los recursos en los PDV, conciliando ingresos y egresos para asegurar un control preciso. Supervisar y alinear las reposiciones de gastos semanales con las políticas internas y normativas fiscales. Controlar los gastos de los PDV, identificando mejoras que maximicen recursos y rentabilidad. Garantizar la disponibilidad y contabilización adecuada de facturas en emergencias, optimizando la trazabilidad financiera.

FUNCIONES DEL CARGO

ACCIÓN + FUNCIÓN

RESULTADO

Gestionar de manera eficiente la solicitud del cheque de fondo de caja chica para la apertura de un PDV, asegurando su correcta autorización y entrega, y realizar el cierre del fondo de caja chica de los PDV cerrados, conciliando ingresos y egresos, y devolviendo los saldos correspondientes.

Garantizando que debe llevarse a cabo con precisión y transparencia, cumpliendo con las políticas internas para garantizar el control adecuado de los recursos.

Revisar, aprobar y dar seguimiento de las reposiciones de gastos de cajas chicas enviado por las diferentes farmacias, sus gastos semanales cumpliendo todas las políticas y validez tributaria.

Asegurar el cumplimiento de las políticas internas, garantizar la validez tributaria de los gastos.

Gestionar y analizar de manera eficiente los gastos semanales de las cuentas de las farmacias, asegurando el control y alineado a las políticas financieras, para optimizar recursos y mejorar la rentabilidad operativa.

Con el fin de tener un control financiero más preciso, optimización de recursos y mejora en la rentabilidad operativa.

Gestionar novedades con áreas internas como ingresos y contabilidad para resolver incidencias relacionadas con cobros y faltante de las diferentes farmacias.

Garantizar soluciones oportunas y efectivas para las incidencias, minimizando el impacto operativo y optimizando los tiempos de respuesta.

 Gestionar el control de servicios básicos mediante débito automático y banca virtual, validando la correcta asignación y gestionar la inclusión y las exclusiones de los SB.

Garantizar el pago oportuno y preciso de los servicios básicos, evitando interrupciones en los puntos de venta y asegurando un manejo financiero eficiente. 

Garantizar y realizar el adecuado manejo de la caja chica administrativa, para cubrir gastos operativos del área, asegurando un uso eficiente de los recursos.

Asegurar el control de gastos, disponibilidad de fondos y optimización de procesos.

Realizar la recepción, revisión y cuadre de retenciones y cupones de productos con descuento de las farmacias.

Garantizar un control adecuado de todos los documentos receptados para posterior envió al área asignada.

Realizar provisiones y reversos de SSBB que no han registrado correctamente gasto, asegurando que los montos reflejen de manera correcta.

Asegurar una contabilidad precisa y alineada con los gastos de la empresa.

Ejecutar la solicitud y emisión de facturas manuales para los PDV, asegurando su disponibilidad en caso de emergencia. Además, ingresar las facturas en el sistema para garantizar un registro adecuado y cumplir con los requisitos fiscales, optimizando la trazabilidad de los gastos y facilitando su correcta contabilización.

Asegurar la disponibilidad inmediata de facturas en situaciones de emergencia, garantizar el cumplimiento de las normativas fiscales y optimizar el proceso de registro contable, mejorando la eficiencia operativa y la transparencia financiera.